Agenda partagé : Pourquoi et comment l’utiliser ?

Agenda partagé

Dans le cadre de l’administration d’un projet d’entreprise, un agenda partagé, appelé également calendrier en ligne figure parmi les outils essentiels qui permettent de noter toutes les idées sortant des réunions. Un tel outil permet en même temps de mentionner les autres événements importants liés à la vie de l’entreprise. Aussi, il vous permet de connaître les expirations des tâches sous votre responsabilité. Vos collaborateurs n’ont plus besoin de se souvenir de tout ce qu’ils ont fait dans votre entreprise, l’agenda partagé s’en charge pour eux. Ainsi, vous pouvez vous concentrer librement sur vos tâches quotidiennes. Vos équipes peuvent aussi améliorer leurs productivités et leurs efficacités.

Pour piloter les projets d’entreprise

Vous souhaitez gérer de manière plus efficace vos projets d’entreprise, optimiser votre emploi du temps et augmenter votre productivité. Le calendrier partagé est le support d’information qu’il vous faut pour piloter vos projets. Pour le trouver et pour en savoir plus sur son utilisation, il vous suffit de consulter un site de référence en ligne, à l’exemple de www.joynit.fr. En moins de 10 minutes, cet outil vous permet par exemple de bien planifier vos programmes, d’ajouter des événements clés dans chaque étape de vos projets. L’agenda vous aide également à visualiser l’évolution et les échéances des tâches. Vous pouvez aussi organiser les créneaux de vos réunions fixés ou proposés directement sur l’agenda.

Par ailleurs, l’agenda partagé vous donne aussi une visibilité plus claire à court, moyen et long terme sur vos programmes ainsi que sur ceux de vos collaborateurs. Ainsi, l’outil vous permet de suivre la progression de vos projets en un coup d’œil. Cela vous aide alors à déterminer exactement le déroulement de vos tâches. En outre, vous pouvez vous informer sur les éphémérides de projets précédents afin de bien organiser vos projets. Cette facilité des démarches constitue alors un gain de temps considérable.

Simplifier le travail en équipe

La transparence est indispensable à la bonne coopération entre les membres de votre équipe. L’agenda partagé vous permet d’améliorer l’intervention en groupe, notamment en optimisant la circulation des renseignements. En plus d’avoir en permanence des informations sur leur propre emploi du temps, vos salariés peuvent aussi voir ceux de leurs adjoints. Ainsi, chacun sait exactement sur quel travail il intervient et quels sont les jours de congé et les disponibilités de chaque membre de l’équipe. Le calendrier en ligne permet à vos collaborateurs de planifier une session ou une réunion de travail collectif.

De plus, l’organisation du travail dans votre entreprise est aussi simplifiée par l’utilisation d’un calendrier partagé. Tous les membres de votre équipe reçoivent une notification dès qu’un travail est modifié ou assigné, que la tâche est terminée ou que l’échéance arrive. En tant que manager de projet d’entreprise, il vous est plus facile de partager la charge des tâches de vos salariés en prenant en compte les disponibilités et les obligations de chacun.

Faciliter l’organisation d’événements et de réunions

Avant, le simple fait de préparer une réunion de suivi et de trouver un temps libre qui convienne à chaque collaborateur peut être compliqué. Aujourd’hui, vous n’êtes plus dans l’obligation de vous casser la tête avec ce type d’organisation. Plus besoin d’envoyer un email ou de téléphoner à chacun de vos collaborateurs afin de trouver le créneau idéal pour l’organisation d’une réunion, d’un événement ou d’un déjeuner professionnel. Grâce au calendrier partagé, vous pouvez visualiser en un coup d’œil et instantanément la disponibilité des équipes sur chaque créneau proposé. Vos demandes de réunions sont réalisées en quelques clics. Vous pouvez aussi convoquer vos salariés et vos convives externes comme les fournisseurs, les prestataires, les clients, les partenaires, etc.

Lorsque la date et l’heure de la réunion sont choisies, une convocation électronique est automatiquement envoyée à chaque collaborateur. Il leur suffit ensuite d’accepter la réunion afin qu’elle apparaisse directement sur leur agenda. Le jour de la réunion, ils recevront une deuxième notification pour les informer. Même chose si l’événement est annulé ou déplacé. L’agenda est automatiquement actualisé et les invités spéciaux sont informés par des notifications. Vous pouvez aussi planifier en avance des manifestations récurrentes comme le petit déjeuner d’équipe de la fin de semaine ou la réunion de suivi hebdomadaire.

Pour garder l’équipe toujours connectée

Aujourd’hui, les technologies ont facilité la transmutation des salariés dans votre entreprise. Les salariés sont moins présents dans la société, notamment avec la notoriété croissante du télétravail, les expéditions régulières ou le lancement à l’international des entreprises dont les salariés peuvent être dispersés dans des pays différents.

Disponible sur la toile, le calendrier en ligne devient un support incontournable pour les collaborateurs dispersés sur le plan géographique, car il est accessible à tout moment, où que vous soyez et sur n’importe quel support électronique. Ainsi, vous pouvez rapidement visualiser votre planning de la journée en temps réel, vérifier vos rendez-vous, gérer vos tâches de la journée et organiser une réunion avec vos collaborateurs, et ce sans bouger de votre fauteuil, que vous soyez dans votre bureau, à l’étranger, etc.

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